03/09/2009

การจัดการประชุมคณะผู้แทนฮัจย์ทางการ (อะมีรุ้ลฮัจย์) ของประเทศในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้

        หน้าที่หนึ่งซึ่งนักการทูตทุกคน ไม่ว่าจะปฏิบัติราชการอยู่ในกระทรวง หรืออยู่ระหว่างประจำการในต่างประเทศ คงจะต้องได้มีโอกาสปฏิบัติโดยไม่อาจลีกเลี่ยงได้ น่าจะเป็นการจัดการประชุม ทั้งการประชุมหน่วยงานภายใน การประชุมหน่วยงานภายนอก การประชุมระดับประเทศ และการประชุมระดับระหว่างประเทศ ซึ่งแต่ละการประชุมก็ย่อมมีข้อแม้ และสมการที่แตกต่างกันออกไป

ในบทความนี้ ผมจะขอเล่าให้ฟังถึงการเตรียมการจัดการประชุมของกองตะวันออกกลางล่าสุด โดยขอเน้นในส่วนของการเตรียมการ ว่ากว่าจะจัดงานให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีนั้น จะต้องผ่านอะไรกันบ้าง


        การประชุมที่ผมจะขอพูดถึง คือ การประชุมชุมสัมมนาหัวหน้าคณะผู้แทนฮัจย์ทางการ (อะมีรุ้ลฮัจย์) ของประเทศในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (The Southeast Asian Amirul Hajj Symposium) ซึ่งจัดขึ้นระหว่างวันที่ 13 - 14 สิงหาคม 2552 โดยความร่วมมือระหว่างกระทรวงฯ ศูนย์อำนวยการบริหารจังหวัดชายแดนภาคใต้ (ศอ บต) และอะมีรุ้ลฮัจย์ของไทย ซึ่งมีวัตถุประสงค์ให้อะมีรุ้ลฮัจย์ รวมทั้งหน่วยงานในด้านการบริหารจัดการฮัจย์ของประเทศในภูมิภาค ได้พบหารือ แลกเปลี่ยนความเห็นและประสบการณ์เพื่อแสวงหาแนวทางและรูปแบบการดำเนินการและ การปฏิบัติที่ดีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และยกระดับมาตรฐานการบริหารจัดการฮัจย์ เพื่อประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ไปประกอบพิธีฮัจย์ นอกจากนั้น ยัง เป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างประเทศมุสลิมกับประเทศที่มิใช่ มุสลิมในภูมิภาค ด้านการจัดการฮัจย์ รวมทั้งพิจารณากำหนดแนวคิดทิศทาง และกิจกรรมเพื่อพัฒนาความร่วมมือระหว่างกันในด้านฮัจย์ต่อไป

         ข้อมูลที่กองตะวะนออกกลาง ได้รับจากผู้จัดคือ จะมีการเชิญอะมีรุ้ลฮัจย์จากสมาชิก ASEAN อีก 9 ประเทศ ประเทศละ 2 คน มาร่วมการประชุม

        ดังนั้น ประการแรก กองฯ จึงได้พิจารณาถึงความเหมาะสมของโรงแรม ทั้งในด้านภาพลักษณ์ และความสะดวกในการเดินทางและโดยที่ผู้ประชุมฯ จากต่างประเทศทั้งหมดเป็นชาวมุสลิม ประเด็นละเอียดอ่อน ทั้งทางด้านการจัดเตรียมห้องละหมาดสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุม และการเตรียมอาหารฮาลาล จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากในการจัดการประชุมครั้งนี้

        เจ้าหน้าที่ของกองฯ ได้เดินทางไปตรวจสอบโรงแรมหลายแห่ง ซึ่งมีชื่อเสียงอยู่ในระดับที่จะสามารถรองรับแขกบ้านแขกเมืองได้อย่างสบาย ๆ และแม้เซลส์ของโรงแรมทุกแห่งที่พวกเราไปหารือด้วย จะให้การต้อนรับอย่างดี และนำเสนอโรงแรมและสิ่งอำนวยความสะดวกของ โรงแรมอย่างแข็งขัน แต่ก็เป็นความจริงที่ปฏิเสธไม่ได้ว่า โรงแรมแต่ละแห่ง ก็มีความโดดเด่น และมีจุดด้อยที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งตอบสนองความต้องการ และสมการของผู้จัดได้ในระดับที่แตกต่างกัน

        บางแห่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ห้องพักใหญ่หรูหรา สมศักดิ์ศรีผู้เข้าร่วมการประชุม แต่ปรากฎว่าห้องประชุมอาจจะเล็กไป แคบไป หรือเพดานเตี้ยเกินไป บางทีเจ้าหน้าที่ต้องพิจารณากันดูว่า หากจัดการประชุมในรูปแบบไหน ห้องประชุมจะออกมาเป็นอย่างไร จะเล็กไปจนน่าอึดอัดมั้ย หรือว่าจะกว้างไปจนโหลงเหลงหรือไม่ ทางเดินไปห้องประชุมสลับซับซ้อนหรือไม่และบางแห่งห้องประชุมดีครบครัน แต่โรงแรมอาจไม่สามารถยืดหยุ่นได้ในส่วนอื่น ๆ ซึ่งในกรณีนี้ ความยืดหยุ่นของโรงแรมนับว่ามีความสำคัญอย่างมาก เพราะโรงแรมหลายแห่ง ปกติไม่มีการบริการอาหารฮาลาล แต่ก็แสดงความพร้อมและกระตือรือร้นที่จะดำเนินการอย่างเต็มที่เพื่อที่จะจัด อาหารฮาลาลให้ และพร้อมที่จะจัดมุมพิเศษในห้องอาหารของโรงแรมให้เป็นมุมฮาลาลโดยเฉพาะ นอกจากนี้ ในส่วนห้องละหมาด ก็เป็นอีกประเด็นหนึ่งซึ่งทีมงานที่ไปตรวจสอบโรงแรมได้ให้ความสำคัญเป็น อย่างมาก เพราะต้องดูทั้งความเหมาะสมของห้อง และความเป็นสัดเป็นส่วนด้วย

        โดยที่ ศอ บต เป็นเจ้าภาพถืองบประมาณ แต่ไม่สามารถขึ้นมาตรวจสอบโรงแรมด้วยตนเองได้จนกระทั่งใกล้ ๆ วันจัดการประชุม เจ้าหน้าที่จากกระทรวงฯ จึงยิ่งต้องให้ข้อมูลกับ ศอ บต ให้ละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทั้งราคา (ซึ่งเจ้าหน้าที่ได้ต่อรองแล้วในระดับหนึ่ง) และข้อมูลในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง อาทิ สภาพห้องพัก สภาพห้องประชุม ความสะดวกในการเดินทาง ที่จอดรถ ฯลฯ

และนอกจากเรื่องโรงแรมที่พักแล้ว เรื่องยานพาหนะก็เป็นอีกส่วนหนึ่งของการจัดการประชุมในลักษณะนี้ ชนิดที่แยกกันไม่ออกเลยทีเดียว เจ้าหน้าที่กองฯ จึงต้องดำเนินการประสาน บริษัทรถตู้ ต่อรองราคา และส่งใบเสนอราคาไปให้ผู้จัด และในระหว่างการประชุม ก็ต้องเป็นผู้คุมคิวรถว่า วันนี้ รถคันไหนจะไปรับคณะไหน ส่งคณะไหน กี่โมง ซึ่งก็ต้องทำงานแบบมือเป็นระวิงพอควร

นอกจากนี้ ยังมีเรื่องการจัดเตรียมการประชุม ทั้งการถ่ายเอกสาร และการขอสัญญาณอินเตอร์เน็ตของโรงแรมอีก และในพิธีเปิดก็ต้องช่วยกันรับแขกและง่วนอยู่บริเวณลงทะเบียน

        ท้ายที่สุด การประชุมอะมีรุ้ลฮัจย์ฯ ได้จัดขึ้นที่โรงแรมพลาซา แอทธินี กรุงเทพมหานคร โดยมีอะมีรุ้ลฮัจย์จาก มาเลเซีย อินโดนีเซีย บรูไนฯ สิงคโปร์ กัมพูชา พม่า เวียดนาม และไทยเข้าร่วมการประชุม และผ่านพ้นไปด้วยดีตามวัตถุประสงค์ของผู้จัด และสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมฯ

        ซึ่งแม้ว่ากว่าจะจัดงานกันได้ ก็ต้องเหนื่อยกันขาลาก แต่เมื่องานสำเร็จก็ทำให้คณะทำงานหายเหนื่อยและยิ้มออกกันเลยทีเดียว


By:  shakir


Reviews 1 - 10 of 571
First | Prev. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 | Next | Last
Name
Lemueltor, 21/10/2019 21:55:15
Great information. Appreciate it!
low minimum order viagra online
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">viagra buy price</a>
diy viagra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">lyrics abracabra im up like viagra</a>
Name
Lemueltor, 21/10/2019 14:28:13
You definitely made the point.
viagra soft tab generic
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">generic viagra online</a>
everyday viagra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">buy generic viagra</a>
Name
Lemueltor, 21/10/2019 07:11:37
Superb data. Kudos.
can you take viagra and levitra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">viagra</a>
viagra overnigh
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">buy viagra</a>
Name
Lemueltor, 21/10/2019 00:19:02
Amazing a good deal of valuable information.
sex with viagra orgy
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">buy generic viagra canada</a>
cyber pharmacy viagra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">viagra</a>
Name
Lemueltor, 20/10/2019 08:53:39
You made your stand extremely well!.
viagra tablet
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">generic viagra 100mg</a>
burroughs wellcome viagra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">viagra generic</a>
Name
Lemueltor, 20/10/2019 02:16:34
Nicely put, Thanks a lot!
clinical pictures of viagra efficacy
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">viagra for women</a>
what is best viagra cialis
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">viagra</a>
Name
Lemueltor, 19/10/2019 18:30:36
Thanks! I appreciate this.
best natural viagra
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">viagra without a doctor prescription</a>
erection go down after viagra erection
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">viagra generic</a>
Name
Lemueltor, 19/10/2019 11:10:46
You've made your stand extremely clearly!.
viagra and affiliate
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">free online viagra</a>
mark martin viagra car
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">buy viagra</a>
Name
Lemueltor, 19/10/2019 04:16:58
Nicely put. Appreciate it.
viagra and heartburn
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/">buy viagra online</a>
jimmy kimel viagra for women video
<a href="http://viaonlinebuymsn.com/#">online sale viagra</a>
Name
SergioEvilk, 18/10/2019 11:50:58
Kudos. Lots of advice.

best canadian online pharmacies
<a href="https://www.canadianpharmacycom.com/">canada drugs</a>
cheap medications
<a href=http://canadianpharmacyntv.com/>canada online pharmacies</a>
online pharmacies in usa - https://www.trustedwebpharmacy.com/
Reviews 1 - 10 of 571
First | Prev. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 | Next | Last
 
Enter your Post*
Spam bot protection (CAPTCHA)