แนวปฏิบัติการประสานงานสำหรับการเยือนและศึกษาดูงานในต่างประเทศ

  
04/02/2013

แนวปฏิบัติการประสานงานสำหรับการเยือนและศึกษาดูงานในต่างประเทศ

           กรมเอเชียใต้ ตะัวันออกกลางและแอฟริกา ขอประชาสัมพันธ์เรื่อง แนวปฏิบัติและแบบคำร้องการขอประสานงาน
สำหรับการเยือนและการศึกษาดูงานต่างประเทศในภูมิภาคเอเชียใต้ ตะวันออกกลางและแอฟริกา ตามรายละเอียดดังนี้


แนวปฏิบัติ
          1. ขอให้จัดทำหนังสือลงนามอย่างเป็นทางการจากหน่วยงาน เรียนปลัดกระทรวงการต่างประเทศ และสำเนาเรียนถึงอธิบดีกรมเอเชียใต้ ตะวันออกกลางและแอฟริกา (พร้อมกับแนบฟอร์มคำร้องฯ และรายละเอียดตามนัยข้อ 10) โดยส่งให้กระทรวงการต่างประเทศล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน ก่อนการเดินทาง เพื่อประโยชน์ในการประสานกับหน่วยงานของประเทศผู้รับและการประสานราชการที่เกี่ยวข้อง (ส่งโทรสารที่หมายเลข 02 643 5054)

          2. การขอเข้าพบบุคคล/หน่วยงาน เพื่อเยี่ยมคารวะหรือรับฟังบรรยายสรุป ขอให้อยู่ในวันและเวลาราชการ ควรหลีกเลี่ยงวันหยุด (วันศุกร์ และ/หรือวันเสาร์ และ/หรือวันอาทิตย์และวันหยุดท้องถิ่น) ของประเทศผู้รับ

          3. การขอพบฝ่ายต่างประเทศควรคำนึงถึงระดับ/ตำแหน่งของหัวหน้าคณะของฝ่ายไทยและฝ่ายต่างประเทศ ทั้งนี้ ในกรณีของคณะกรรมาธิการของรัฐสภาควรขอศึกษาดูงานกับหน่วยงานที่ตรงตามสายงานหรือความรับผิดชอบของคณะกรรมาธิการนั้น ๆ

          4. หน่วยงานของประเทศผู้รับอาจใช้ภาษาท้องถิ่นในการหารือและบรรยายสรุป ดังนั้น จึงควรจัดหาล่ามไปพร้อมคณะ หรือหากประสงค์ให้สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่ จัดหาล่ามให้ คณะจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการจ้างล่าม

          5. การเลือกระยะเวลาไปศึกษาดูงาน ควรคำนึงถึงข้อจำกัดของประเทศผู้รับ อาทิ กลุ่มประเทศมุสลิมจะไม่สะดวกในการต้อนรับคณะระหว่างช่วงเดือนถือศีลอด (รอมฎอน) วันหยุดราชการ หรือวันหยุดทางศาสนา

          6. การอำนวยความสะดวกในด้านพิธีการเข้า-ออกเมือง ขอให้ระบุองค์ประกอบคณะเที่ยวบิน และหมายเลขหนังสือเดินทางของคณะทั้งหมด (เป็นภาษาอังกฤษ)

          7. เนื่องจากสถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่ แต่ละแห่งมีเจ้าหน้าที่จำกัด จึงไม่สามารถมอบหมายให้มีเจ้าหน้าที่ติดตามคณะเพื่ออำนวยความสะดวกได้ แต่ยินดีประสานหน่วยงานของประเทศผู้รับเกี่ยวกับการนัดหมายทางการตามที่คณะประสงค์ขอพบ

         8. หากคณะประสงค์ให้สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่สำรองที่พักสำหรับคณะขอให้ระบุขนาด (ห้อง suite/ห้องธรรมดา) ประเภท (ห้องเดี่ยว/ห้องคู่) และจำนวนห้อง รวมทั้งงบประมาณสำหรับการเช่าที่พัก (บาท/คืน/ห้อง) และรายละเอียดบัตรเครดิต (หากมี)

         9. หากคณะประสงค์ให้สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่จัดเช่าพาหนะสำหรับคณะ ขอให้ระบุประเภท ขนาดและจำนวน รวมทั้งงบประมาณสำหรับการเช่าพาหนะแต่ละประเภท (บาท/วัน/คัน)

        10. ขอให้จัดทำแบบฟอร์มคำร้องขอประสานงานฯ ประวัติย่อของหัวหน้าคณะเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ รายชื่อคณะภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และกำหนดการภาษาไทยและภาษาอังกฤษ (ระบุเที่ยวบินและเวลาเดินทางไป-กลับให้ชัดเจน) รวมทั้งขอให้จัดทำประเด็นการหารือเป็นภาษาอังกฤษ พร้อมทั้งแจ้งประเด็นที่สนใจเพิ่มเติมให้ทราบล่วงหน้า เพื่อประโยชน์ในการประสานงานในการจัดเตรียมข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

         11. หากเป็นไปได้ กรมเอเชียตะวันใต้ ตะวันออกกลางและแอฟริกาขอรับทราบสรุปผลการศึกษาดูงาน/การเยือนของคณะ เพื่อประโยชน์ในการประเมินการดำเนินงานของสถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่ต่อไป


         ทั้งนี้  สามารถ
ดูรายละเอียดและรับแบบคำร้อง การขอประสานงานสำหรับการเยือนและศึกษาดูงานต่างประเทศได้ตามลิงก์ที่ปรากฏนี้



***************


กรมเอเชียใต้ ตะวันออกกลางและแอฟริกา
1 กุมภาพันธ์ 2556

 


หากท่านใดต้องการเผยแพร่บทความหรือข้อมูลจากเว็บไซต์ เพื่อความรู้หรือประโยชน์ทางการศึกษา โปรดอ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูลให้ชัดเจน

และกรุณาแจ้งให้ทราบที่   »  E-mail : sameaf.info@gmail.com